適切な人に適切な情報を届けるためのグループをつくろう
社内に部署やプロジェクトが複数あるような大規模な組織の場合、適切な人に適切な情報を届けることが難しくなります。
そのような場合を想定し、部署やプロジェクト毎にグループを作ることを推奨しています。
また、「日報」や「議事録」のように、部署横断で特定の種類の記事をグループ分けするような用途でもお使いいただけます。
例）
- 事業部単位
- チーム単位
- プロジェクト単位
一度確認すればいい情報と、継続的に活用する情報を配置しよう
各グループのトップには、最新の記事が流れるフィード・ピン留めスペース・自由編集エリアがあります。
1. フィード
グループに対して公開した記事が公開順に流れます。
2. ピンスペース
ピン留めされた記事が常時表示されるスペースです（4記事まで）。社内報やイベントのお知らせなど、一時的にチーム全体に周知したい情報を配置するスペースに適しています。
3. 自由編集エリア
自由にカスタマイズができるスペースです。社内ルール記事や座席表など、新入社員へのオンボーディング記事を置くなど、 継続的に活用する情報を配置するスペースに適しています。
閲覧制限をかけたい場合
記事の閲覧制限を行なう用途でもグループをお使いいただけます。詳しくは非公開グループをご覧ください。
不要なグループを整理したい場合
不要になったグループはアーカイブ機能をご利用ください。なお、グループを物理的に削除する機能はございません。
ポイント
適切な人に適切な情報を届けるまとまりをつくる
フォルダを設計して情報を構造化させよう
フォルダをツリー構造にするなど、特定の軸で構造化をすると情報を探し当てやすくなります。
この時に重要になるのは、情報を探す人がどのような検索イメージを持って探すのかということを理解し、それに合わせた構造にすることです。そうすることで、直感的にブレイクダウンすることができます。
また、プロジェクトの様な期間限定の情報は、1つのフォルダに集約しアーカイブすることを前提に作ることをルール化しましょう。
ポイント- 直感的にブレイクダウンできる構造（フォルダ名前）にする
- 階層を増やしすぎない
- 期間限定の情報は1つのフォルダに集約する
投稿する情報の分類からフォルダを設計
よく投稿するものから、フォルダを設計してみます。
部署からフォルダを設計
各部署ごとにフォルダを作成し、具体的な構造は各部署に設計を任せます。
厳密にフォルダのルールを設けないため、導入のハードルが低い利点があります。
一方で、チームごとに活用の差が出る可能性があるため、”何の目的のために、どんな情報を貯めていくか”を念頭に置いて運用することをお勧めします。
フォルダの作り方
- フォルダページへ移動
- 「新しいフォルダを作る」をクリック
- フォルダ名を入力し「作成」をクリック
フォルダの完成です。
「README」や「目次」を設置しよう
記事の右端にある３つ点アイコンから「ピンする」をクリックし完了です。
