Kibelaの運用ルール（ガイドライン）を決める

また、記事投稿時のルールをある程度事前に策定しておくことも、探しやすさや見やすさにもつながります。

ただし、運用していくうちにもっとこうしたい、というのが出てきます。状況によって変化してくるのでガチガチに決めすぎないことも重要です。

ある程度決めて、あとは柔軟にどんどん変更していきましょう。

Slack、Trello、Backlog、Google Workspaceなど、業務で様々なツールをご利用かと思います。

本来は、一つのツールで情報管理を完結させることができれば一番良いのでしょうが、各ツールには特性があり、向き不向きがありますので、一つのツールで無理に全てを完結させようとすると、かえって運用が複雑化してしまいます。

そのような事態を避けるため、各ツールの特性を理解し、ツール毎にやることやらないことを事前に決めておくことで、最低限のツールを使った運用を実現することができます。

例えば、Kibelaは情報共有に特化しておりタスク管理の機能はないため、タスク管理に特化した別ツールで管理を行うなど、使い分けを明確に決めておきます。

例）

○Kibelaに蓄積する情報

○Kibelaに蓄積しない情報

記事タイトルやフォルダ名に、事前に定めたルールを反映すれば一貫性のある情報管理を行うことができ、欲しい情報を素早く見つけることができます。

事前に定めたルールはあらかじめテンプレートで用意しておくことをオススメします。

自由に情報を共有し合う運用も良いのですが、同じ内容の記事が重複して存在したり、目的の記事を探せなかったり、不要な記事の削除など情報整理に手間と時間がかかってしまう事象が発生する懸念がございます。

かといって、ルールを過度に決めてしますと、記事を投稿する心理的ハードルが上がってしまい、個人の発信率が低くなってしまう懸念もあります。

最低限のルールを決め、生きた情報をチーム全体で育てられるように整えておきましょう！

Kibelaでは毎日様々なキーワードで検索されますが、特に以下の内容はよく検索されます。

自己紹介を社員の皆さんで書いていくこと、バックオフィス系のマニュアルやルールなどをKibela内に取り込んでいくと、Kibelaを見るということが習慣化しやすくなってきますので、まずはこれらのコンテンツを入れていきましょう。

ここまでが、記事投稿のルール（ガイドライン）を決める基本となります。